Consignes à l’attention des organisateurs

Pour la bonne tenue de la manifestation que vous organisez à la MSH Bordeaux, nous vous prions de respecter les conditions d’utilisation de la Salle 1 mise à votre disposition.

• L’utilisation générale intervient pendant les horaires d’ouverture de 8h30 à 19h00, du lundi au vendredi (accès à partir de 8h30).
• Cet espace est soumis au Code du travail et à la réglementation publique.
• L’invitation et l’accueil se fait sous votre responsabilité nécessitant votre présence 10 min avant l’arrivée de vos invités et après leurs départs.

1. Définition des locaux mis à disposition

La Salle 1 (rez-de-chaussée, accès aux personnes à mobilité réduite) est une salle dédiée aux pauses (matin et après-midi), déjeuners et cocktails dans le cadre de séminaires de recherche, conférences, colloques, d’une capacité réglementaire maximale de 35 personnes debout.

2. Réservations

La procédure pour réserver la Salle 1 est consultable à l’adresse: https://www.mshbx.fr/reservation-salle-1/

Sauf contre-indication de votre part, la MSH Bordeaux pourra également communiquer à sa liste de diffusion le programme des événements.

3. Assurances / Hygiène & sécurité

En cas de dommage ou accident, vous serez responsable de la couverture des participants et du matériel apporté ou utilisé sur place.

Vous devrez vous assurer du bon fonctionnement de celui-ci et souscrire une protection si besoin.

Vous devrez respecter les normes de sécurité en vigueur dans votre établissement et au sein de la MSH Bordeaux, informer en amont ses tutelles si la nature de l’événement l’exige.

Il est interdit :

• de fumer dans les locaux ;
• d’introduire tout ce qui est prohibé par la loi ou les règlements du Code du travail ;
• de déposer du matériel : dans les allées prévues pour les circulations et l’évacuation du public, devant les issues de secours.
• de ne pas bloquer les sorties de secours, de les laisser fermées et de ne les utiliser qu’en cas d’évacuation d’urgence (un lieu extérieur de rassemblement vous sera indiqué).

4. En amont de l’événement, vous vous engagez à :

• gérer un système d’inscription permettant d’établir une liste de participants et de tenir éventuellement une liste d’émargement ;
• prendre connaissance des locaux avant l’événement afin de pouvoir y orienter les participants ;
• prévoir des personnes pour accueillir vos participants et s’organiser afin que ceux-ci soient autonomes pour accéder aux locaux pendant les heures d’ouverture (si besoin, prévoir un agent d’accueil) ;
• arriver au minimum 10 min avant l’arrivée prévue des participants pour préparer l’accueil ;
• prendre toutes mesures pour que les participants n’utilisent que les salles réservées et les annexes mises à disposition pour la manifestation ;
• respecter la capacité d’accueil de la Salle 1 ;
• respecter les puissances admises par les alimentations électriques

5. À l’issue de l’utilisation, vous devrez veiller à :

• rassembler dans les containers mis à disposition tous les déchets – évacuer le verre (non-géré par la MSH Bordeaux) ;
• ranger le matériel et nettoyer la salle mise à disposition – du matériel d’entretien et de nettoyage est mis à disposition ;
• remettre la Salle 1 en ordre ;
• libérer les locaux prêt pour une prochaine utilisation à la fin de votre créneau de réservation et au plus tard à 19h.

6. Contact et organisation

Carmen Cadran (Agent d’accueil – 05 57 12 10 00 – reservation@mshbx.fr) est votre interlocutrice pour ce qui concerne la tenue de l’événement. Elle vous guidera dans l’installation et la préparation de la Salle 1.

Veuillez contacter l’Agent d’accueil en amont de la manifestation pour préciser les conditions d’utilisation de la Salle 1.