Istruzioni per gli organizzatori
Per il successo dell'evento che state organizzando presso MSH Bordeaux, vi chiediamo di rispettare le condizioni di utilizzo della Sala 2 messa a vostra disposizione.
- L'utilizzo generale avviene negli orari di apertura dalle 8:30 alle 19:00, dal lunedì al venerdì (accesso dalle 8:30).
- Questo spazio è soggetto al Codice del lavoro e ai regolamenti pubblici.
- L'invito e l'accoglienza vengono effettuati sotto la vostra responsabilità richiedendo la vostra presenza 10 minuti prima dell'arrivo dei vostri ospiti e dopo la loro partenza.
- Definizione dei locali messi a disposizione
La sala 2 (1° piano , senza accesso per le persone a mobilità ridotta) è una sala dedicata a seminari di ricerca, conferenze, simposi, con una capienza massima regolamentare di 40 posti.
- Prenotazioni
La procedura per prenotare la Sala 2 è disponibile su: https://www.mshbx.fr/reservation-salle-2/
Salvo controindicazione da parte vostra, MSH Bordeaux potrà anche comunicare il programma degli eventi alla sua mailing list.
- Assicurazione/Salute e sicurezza
In caso di danni o incidenti, sarai responsabile della copertura dei partecipanti e delle attrezzature portate o utilizzate sul posto.
Dovrai assicurarti che funzioni correttamente e, se necessario, rimuovere la protezione.
Dovete rispettare le norme di sicurezza in vigore nel vostro stabilimento e all'interno di MSH Bordeaux, informare in anticipo le vostre autorità di vigilanza se la natura dell'evento lo richiede.
È proibito :
- fumare nei locali;
- mangiare, portare bevande calde e alcoliche;
- introdurre qualsiasi cosa vietata dalla legge o dai regolamenti del Codice del lavoro;
- posizionare attrezzature: nelle corsie previste per la circolazione e l'evacuazione del pubblico, davanti alle uscite di sicurezza.
- a non bloccare le uscite di emergenza, a lasciarle chiuse e ad utilizzarle solo in caso di evacuazione di emergenza (vi sarà indicato un luogo di ritrovo all'aperto).
- Prima dell'evento, accetti di:
- gestire un sistema di registrazione che consenta di stabilire un elenco dei partecipanti ed eventualmente mantenere un elenco di firme;
- familiarizzare con i locali prima dell'evento per potervi indirizzare i partecipanti;
- prevedere persone che accolgano i vostri partecipanti e organizzarvi affinché possano accedere ai locali in autonomia durante gli orari di apertura (prevedere se necessario un addetto all'accoglienza);
- presentarsi almeno 10 minuti prima dell'arrivo previsto dei partecipanti per prepararsi all'accoglienza;
- adottare tutte le misure affinché i partecipanti utilizzino solo le sale e gli annessi riservati messi a disposizione per l'evento;
- rispettare la capienza della Sala 2;
- rispettare le potenze consentite dalle alimentazioni elettriche.
- Al termine dell’incontro dovrai:
- raccogliere tutti i rifiuti negli appositi contenitori;
- riporre l'attrezzatura e pulire il locale messo a disposizione;
- rimettere in ordine l'Aula 2 (verificare che le apparecchiature audiovisive e informatiche siano correttamente spente; verificare che le tapparelle siano chiuse; verificare che le luci siano spente);
- liberare i locali pronti per il prossimo utilizzo al termine del periodo di prenotazione e entro e non oltre le ore 19:00.
- Materiale messo a disposizione
- ZoomBox – soggetto a disponibilità . Le istruzioni per l'uso sono messe a tua disposizione sul dispositivo.
- Videoproiettore . La sala è dotata di un cavo VGA che collega il computer al videoproiettore.
MSH Bordeaux non fornisce computer; dovrai portare la tua attrezzatura – laptop o Mac (con adattatore) e, per collegarti allo ZoomBox, dovrai assicurarti che siano collegati alla rete Eudoram – è disponibile 1 connessione cablata.
È necessario indicare nella richiesta di prenotazione con congruo anticipo se si desidera prenotare lo ZoomBox.
- Contatto
Carmen Cadran (Agente della reception – 05 57 12 10 00 – booking@mshbx.fr ) è il vostro contatto per questioni relative allo svolgimento dell'evento. Ti guiderà nell'installazione e nell'allestimento della Sala 2.
Si prega di contattare l'addetto alla reception prima dell'evento per chiarire le condizioni di utilizzo della Sala 2.
Per qualsiasi domanda in ambito informatico potete rivolgervi al servizio UBM DSIN tramite l'interno 1099 (05 57 12 10 99).
