Инструкция для организаторов
Для успешного проведения мероприятия, которое вы организуете в MSH Bordeaux, мы просим вас соблюдать условия использования предоставленного вам Зала 2.
- Общее использование происходит в часы работы с 8:30 до 19:00 с понедельника по пятницу (доступ с 8:30).
- Это помещение регулируется Трудовым кодексом и государственными нормами.
- Приглашение и встреча выполняются под вашу ответственность и требуют вашего присутствия за 10 минут до прибытия гостей и после их отъезда.
- Определение предоставленных помещений
Зал 2 (1-й этаж , без доступа людей с ограниченными физическими возможностями) представляет собой помещение, предназначенное для проведения научных семинаров, конференций, симпозиумов, с максимальной нормативной вместимостью 40 мест.
- Бронирование
Процедуру бронирования Зала 2 можно найти по адресу: https://www.mshbx.fr/reservation-salle-2/.
Если с вашей стороны нет противопоказаний, MSH Bordeaux может также сообщить программу мероприятий в свой список рассылки.
- Страхование / Здоровье и безопасность
В случае повреждения или несчастного случая вы будете нести ответственность за страхование участников и оборудования, привезенного или использованного на месте.
Вам нужно будет убедиться в его исправности и при необходимости снять защиту.
Вы должны соблюдать стандарты безопасности, действующие на вашем предприятии и в MSH Bordeaux, заранее проинформировать свои надзорные органы, если этого требует характер мероприятия.
Это запрещено :
- курить на территории;
- есть, приносить горячие и алкогольные напитки;
- вносить что-либо запрещенное законом или нормами Трудового кодекса;
- размещать оборудование: в проходах, предусмотренных для движения и эвакуации населения, перед аварийными выходами.
- не блокировать запасные выходы, оставлять их закрытыми и использовать их только в случае экстренной эвакуации (вам будет указано место сбора на открытом воздухе).
- Перед мероприятием вы соглашаетесь:
- управлять системой регистрации, позволяющей составить список участников и, возможно, вести подписной лист;
- ознакомиться с помещением перед проведением мероприятия, чтобы иметь возможность направить туда участников;
- предоставьте людей, которые будут приветствовать ваших участников и организовываться так, чтобы они могли самостоятельно получить доступ в помещение в часы работы (при необходимости предоставить агента по приему);
- прибыть не позднее, чем за 10 минут до запланированного прибытия участников, чтобы подготовиться к приему;
- принять все меры для обеспечения того, чтобы участники пользовались только зарезервированными помещениями и пристройками, предоставленными для проведения мероприятия;
- соблюдайте вместимость Комнаты 2;
- соблюдайте мощность, допускаемую источниками электропитания.
- В конце встречи вам нужно будет:
- собрать весь мусор в предусмотренные контейнеры;
- уберите оборудование и наведите порядок в предоставленном помещении;
- привести в порядок помещение 2 (убедиться, что аудиовизуальное и IT-оборудование правильно выключено; проверить, закрыты ли жалюзи; проверить, выключен ли свет);
- освободить помещение, готовое к следующему использованию, по истечении срока бронирования и не позднее 19:00.
- Материал доступен
- ZoomBox – при наличии . Инструкции по использованию доступны вам на устройстве.
- Видеопроектор . Комната оборудована кабелем VGA, соединяющим компьютер с видеопроектором.
MSH Bordeaux не предоставляет компьютеры; вам нужно будет взять с собой свое оборудование — ноутбук или Mac (с адаптером), а для подключения к ZoomBox вам необходимо убедиться, что они подключены к сети Eudoram — доступно 1 проводное соединение.
Вы должны заранее указать в запросе на бронирование, хотите ли вы зарезервировать ZoomBox.
- Контакт
Кармен Кадран (Агент по приему – 05 57 12 10 00 – booking@mshbx.fr ) будет вашим контактным лицом по вопросам проведения мероприятия. Она поможет вам в установке и подготовке комнаты 2.
Пожалуйста, свяжитесь с администратором стойки регистрации перед мероприятием для уточнения условий использования Зала 2.
По любым вопросам, связанным с ИТ-запросами, обращайтесь в службу UBM DSIN по номеру 1099 (05 57 12 10 99).