Instrucciones para organizadores.

Para el éxito del evento que organiza en MSH Bordeaux, le pedimos que respete las condiciones de uso de la Sala 2 puesta a su disposición.

  • El uso general se produce en horario de apertura de 8:30 a 19:00 horas, de lunes a viernes (acceso a partir de las 8:30 horas).
  • Este espacio está sujeto al Código del Trabajo y a las normas públicas.
  • La invitación y bienvenida se realiza bajo su responsabilidad requiriendo su presencia 10 minutos antes de la llegada de sus invitados y después de su salida.
  1. Definición de locales puestos a disposición

La sala 2 ( planta , sin acceso a personas con movilidad reducida) es una sala dedicada a seminarios de investigación, congresos, simposios, con una capacidad máxima reglamentaria de 40 plazas.

  1. Reservas

El procedimiento para reservar la Habitación 2 se puede encontrar en: https://www.mshbx.fr/reservation-salle-2/

Salvo contraindicación por su parte, MSH Bordeaux podrá comunicar también el programa de eventos a su lista de correo.

  1. Seguros / Salud y seguridad

En caso de daño o accidente, usted será responsable de cubrir a los participantes y al equipo traído o utilizado en el sitio.

Deberá asegurarse de que funcione correctamente y quitar protección si es necesario.

Debe respetar las normas de seguridad vigentes en su establecimiento y dentro de MSH Bordeaux, informar previamente a sus autoridades de control si la naturaleza del evento lo requiere.

Está prohibido :

  • fumar en el local;
  • comer, traer bebidas calientes y alcohólicas;
  • introducir cualquier cosa prohibida por la ley o los reglamentos del Código del Trabajo;
  • Colocar equipos: en los pasillos previstos para la circulación y evacuación del público, frente a las salidas de emergencia.
  • no bloquear las salidas de emergencia, dejarlas cerradas y utilizarlas únicamente en caso de evacuación de emergencia (se le indicará un lugar de reunión al aire libre).
  1. Antes del evento, usted acepta:
  • gestionar un sistema de registro que permita establecer una lista de participantes y eventualmente mantener una lista de firmas;
  • familiarizarse con las instalaciones antes del evento para poder dirigir a los participantes hasta allí;
  • proporcione personas para recibir a sus participantes y organícese para que puedan acceder al local de forma independiente durante el horario de apertura (si es necesario, proporcione un agente de recepción);
  • llegar al menos 10 minutos antes de la llegada prevista de los participantes para prepararse para la bienvenida;
  • tomar todas las medidas necesarias para garantizar que los participantes utilicen únicamente las salas reservadas y los anexos puestos a disposición para el evento;
  • respetar la capacidad de la Sala 2;
  • respetar las potencias permitidas por los suministros eléctricos.
  1. Al final de la reunión, deberá:
  • recoger todos los residuos en los contenedores previstos;
  • guardar el equipo y limpiar la habitación prevista;
  • volver a ordenar la Sala 2 (comprobar que los equipos audiovisuales e informáticos estén correctamente apagados; comprobar que las persianas estén cerradas; comprobar que las luces estén apagadas);
  • desocupe las instalaciones listas para el próximo uso al final de su espacio de reserva y a más tardar a las 7 p. m.
  1. Material puesto a disposición
  • ZoomBox – sujeto a disponibilidad . Las instrucciones de uso están disponibles para usted en el dispositivo.
  • Video proyector . La sala está equipada con un cable VGA que conecta la computadora al proyector de video.

MSH Bordeaux no proporciona ordenadores; deberá traer su equipo – computadora portátil o Mac (con adaptador) y, para conectarse al ZoomBox, deberá asegurarse de que esté conectado a la red Eudoram – hay 1 conexión por cable disponible.

Deberá indicar en la solicitud de reserva con antelación suficiente si desea reservar el ZoomBox.

  1. Contactar

Carmen Cadran (agente de recepción – ​​05 57 12 10 00 – reserve@mshbx.fr ) es su persona de contacto para cuestiones relativas a la celebración del evento. Ella lo guiará en la instalación y preparación de la Sala 2.

Por favor contacte con el Agente de Recepción antes del evento para aclarar las condiciones de uso de la Sala 2.

Para cualquier duda relacionada con consultas informáticas, comuníquese con el servicio DSIN de UBM a través de la extensión 1099 (05 57 12 10 99).