Instrucciones para organizadores.
Para el éxito del evento que organiza en MSH Bordeaux, le pedimos que respete las condiciones de uso de la Sala 1 puesta a su disposición.
- El uso general se produce en horario de apertura de 8:30 a 19:00 horas, de lunes a viernes (acceso a partir de las 8:30 horas).
- Este espacio está sujeto al Código del Trabajo y a las normas públicas.
- La invitación y bienvenida se realiza bajo su responsabilidad requiriendo su presencia 10 minutos antes de la llegada de sus invitados y después de su salida.
- Definición de locales puestos a disposición
La Sala 1 (planta baja, acceso para personas con movilidad reducida) es una sala dedicada a descansos (mañana y tarde), almuerzos y cócteles en el marco de seminarios de investigación, conferencias, simposios, con una capacidad máxima reglamentaria de 35 personas de pie.
- Reservas
El procedimiento para reservar la Habitación 1 se puede encontrar en: https://www.mshbx.fr/reservation-salle-1/
Salvo contraindicación por su parte, MSH Bordeaux podrá comunicar también el programa de eventos a su lista de correo.
- Seguros / Salud y seguridad
En caso de daño o accidente, usted será responsable de cubrir a los participantes y al equipo traído o utilizado en el sitio.
Deberá asegurarse de que funcione correctamente y quitar protección si es necesario.
Debe respetar las normas de seguridad vigentes en su establecimiento y dentro de MSH Bordeaux, informar previamente a sus autoridades de control si la naturaleza del evento lo requiere.
Está prohibido :
- fumar en el local;
- introducir cualquier cosa prohibida por la ley o los reglamentos del Código del Trabajo;
- Colocar equipos: en los pasillos previstos para la circulación y evacuación del público, frente a las salidas de emergencia.
- no bloquear las salidas de emergencia, dejarlas cerradas y utilizarlas únicamente en caso de evacuación de emergencia (se le indicará un lugar de reunión al aire libre).
- Antes del evento, usted acepta:
- gestionar un sistema de registro que permita establecer una lista de participantes y eventualmente mantener una lista de firmas;
- familiarizarse con las instalaciones antes del evento para poder dirigir a los participantes hasta allí;
- proporcione personas para recibir a sus participantes y organícese para que puedan acceder al local de forma independiente durante el horario de apertura (si es necesario, proporcione un agente de recepción);
- llegar al menos 10 minutos antes de la llegada prevista de los participantes para prepararse para la bienvenida;
- tomar todas las medidas necesarias para garantizar que los participantes utilicen únicamente las salas reservadas y los anexos puestos a disposición para el evento;
- respetar la capacidad de recepción de la Sala 1;
- Respetar las potencias permitidas por los suministros eléctricos.
- Al finalizar su uso, debe asegurarse:
- recoger todos los residuos en los contenedores previstos – retirar el cristal (no gestionados por MSH Bordeaux);
- almacenar el equipo y limpiar la habitación proporcionada; se proporciona equipo de mantenimiento y limpieza;
- poner en orden la Sala 1;
- desocupe las instalaciones listas para el próximo uso al final de su espacio de reserva y a más tardar a las 7 p. m.
- Contacto y organización
Carmen Cadran (agente de recepción – 05 57 12 10 00 – reserve@mshbx.fr ) es su persona de contacto para cuestiones relativas a la celebración del evento. Ella lo guiará en la instalación y preparación de la Sala 1.
Comuníquese con el Agente de Recepción antes del evento para aclarar las condiciones de uso de la Sala 1.